Ce ar trebui să ştie orice manager de tipografie despre calitate?

Cele mai importante 3 probleme de calitate întâlnite în tipografii. Cum se pot evita acestea?

"Numai cine munceşte, greşeşte...", spune zicala.
Din păcate aşa este şi nici nu prea putem face nimic să schimbăm lucrurile în această privinţă. Greşelile sunt omeneşti şi nu ne putem schimba, însă putem să le evităm printr-o bună organizare a activităţilor.

În continuare vă propun spre dezbatere 3, dintre cele mai des întîlnite probleme de calitate cu care un manager de tipografie se confruntă zi de zi şi totodată vin şi cu soluţii de remediere a acestora.

1. Greşeli de redactare, grafică

Să vă imaginţi următoarea situaţie: produsul tipografic e gata făcut, pregătit pentru ambalare şi dintr-o dată un coleg vigilent (sau chiar clientul) sesizează o greşeală de redactare sau în grafică.

Vi s-a întâmplat vreodată?
Dacă sunteţi un manager al unei tipografii..., bănuiesc că da.

Ce se poate face în asemenea situaţie?
Mare lucru nu, dacă fapta s-a consumat deja, toţi colegii încep să dea explicaţii: DTP -istul se jură că aşa a primit materialul de la client, montor-copiistul e ferm convins că el nu are nici o vină, tipograful ... el tipăreşte ceea ce primeşte de la DTP... desigur. şi aşa mai departe...
Iar clientul ne ameninţă că nu plăteşte până ce nu primeşte produsul aşa cum a cerut.

Cum se pot evita aceste situaţii?
O soluţie poate fi ceea ce numim BT în domeniul tipografic, Bunul de tipar. Majoritatea tipografilor ştie despre ce e vorba, sau cel puţin a auzit despre acesta.
Însă nu le utilizează toţi.

Parcă vă aud spunând că: "doar nu putem să avem BT semnat de la toţi clienţii şi pentru toate lucrările tipografice". Sunt de acord.

Vă dau însă câteva soluţii alternative:

• acceptul clientului se poate solicita şi prin e-mail. O simplă scrisoare de acceptare de către client, după ce a verificat grafica transmisă tot prin e-mail.

• trebuie stabilit o valoare limită minimă până la care se acceptă să se lucreze fără BT semnat de client. În acest caz însă trebuie stabilit foarte clar cine răspunde din cadrul firmei pentru verificarea şi aprobarea BT - ului intern.

Această valoare limită poate fi stabilită doar de către mangementul superior a firmei, deoarece cu această decizie se asumă un risc calculat. Probabil că exită o limită de valoare până la care nu se merită să se piardă de timp cu solicitarea acceptului scris a clientului.

2. Probleme de nuanţă de culoare

Problema: nu se reuşete tipărirea nuanţei de culori solicitate de client.

E o problemă delicată, fiindcă ştiu toţi tipografii, că nu se poate tipări exact aceeaşi nuanţă de culoare care este solicitat de către client. Acest lucru este avedărat atât pentru produse noi cât şi în cazul comenzilor repetitive.

Însă se pot tipării nişte nuanţe foarte apropiate de cea agreată, astfel încât numai un tipograf experimentat vede diferenţa de nuanţă, nu şi clientul.
În acest caz însă rămâne doar o singură problemă: care este diferenţa de nuanţă care încă se poate accepta şi cum putem controla acest lucru?

Iată soluţiile:

În cazul produselor noi

• trebuie clarificat BT - ul. În cazul unor culori sensibile, comenzi importante sau clienţilor importanţi, merită să se depunăî eforturi "deosebite" pentru obţinerea BT - ului, a unei mostre sau proof semnat de către client, sau chiar să fie prezent acesta la începerea lucrărilor de tipărire a produsului

• trebuie stabilit clar, cine este cel care răspunde pentru verificarea primelor tipărituri considerate conforme şi pe baza căror criterii de referinţă. Cine este cel care aprobă BT-ul intern". Acestea fiind stabilite, ar fi bine ca aceste BT-uri interne să fie deasemeni semnate şi datate de către acest responsabil şi trebuie păstrate ca "etalon"

În cazul comenzilor repetitive

• în cazul comenzilor repetitive se poate întâmpla că se modifică treptat (în mod "misterios") câte-o nuanţă de culoare. Acest lucru se întâmplă în cazul în care nu se păstrează BT-ul intern şi/sau nu se utilizează acesta la fiecare lucrare

• o altă posibilitate de a se greşi este dacă se păstrează BT-urile interne la fiecare tipărire şi acestea se utilizează la următoarea lucrare, nu BT-ul (etalonul) iniţial. Nici nu vă imaginaţi ce uşor vă puteţi devia astefl de la nuanţele iniţiale

3. Amestecarea produselor asemănătoare

E o greşeală tipică în tipografii. Se întîmplă de multe ori că se tipăresc simultan mai multe tipuri de produse cu garfică asemnătătoare. Diferă doar în nişte nuanţe de culori sau în cazuri mai nefericite doar textul diferă.

Un coşmar pentru managemerul tipografiei. Toţi se agită în jurul produselor aflate în diferite faze de prelucrare şi există posibilitatea amestecării acestora.

Cum se pot amesteca aceste produse între ele? Iată câteva exemple:

• La tipărire: ajutorul tipograf selectează rebuturile tipărite, le aranjează pe paleţi. Din greşeală le poate amesteca, mai ales dacă toate aceste produse se află împreună lângă maşină.

• La prelucrare-finisare: în timpul manipulării cad câteva coli tipărite de pe transpalet. Apare câte-un coleg conştiincios şi le pune la loc...dar din greşeală pe un alt palet.

• Poate există cîţiva colegi care au probleme cu distingerea unor nuanţe de culori...

Nu râdeţi. Angajaţii Dvs. au participat deja la o exeminare medicală oftalmologică? Puteţi avea surprize. Noi am avut.

Cum se poate evita amestecarea produselor?

• tipurile de produes asemănătoare trebuie izolate, separate între ele pe tot parcursul realizării acestora, în aşa măsură încît să nu existe posibilitatea amestecării acestora, nici din greşeală

• trebie să devină o obişnuinţă în cadrul tipografiei, ca în prejma maşinilor de tipărit şi prelucrat să fie prezent în totdeauna numai un singur tip de produs care se află în prelucrare, următorul tip de produs care urmează să fie prelucrat se aduce la maşină doar după ce produsul precedent a fost transportat la următoare fază de prelucrare

• produsele tipografice aflate în diferite faze de prelucrare trebuie identificate cu etichete de identificare

• să existe personal desemnat care răspunde pentru manipularea, transportul produselor semifinite în cadrul tipografiei şi acesta să fie instruit în legătură cu posibilităţile de amestecare a produselor şi să fie conştient de urmările unor asemenea întâmplări

• examinare medicală oftalmologică pentru angajaţi

La ce riscuril ne expunem în cazul amestecării unor produse tipografice?

Risc mai scăzut: pierdere financiară şi de credibilitate pe piaţă, dacă de exemplu clientul ambalează alte produse decît ceea ce avrut să ambaleze în ambalajul realizat de tipografia Dvs.

Există însă şi alte riscuri mai serioase: gîdiţi-vă la ambalajele utilizate în industria alimentară, industria chimică, farmaceutică (apar pe piaţă medicamente în ambalaje destinate altor medicamente - greşeală fatală). Greşeli de asemenea anvergură pot avea urmări deosebit de serioase: retragerea de pe piaţă a întregului lot de produse cu toate urmările financiare a acestor acţiuni, chiar şi penale în cazuri extreme.
Un asemenea eveniment vă poate distruge chiar întreaga firmă.

Bine, dar cu ce vă alegeţi în urma citirii acestor rânduri?

V-am prezentat doar câteva probleme calitative cu care se confruntă un manager de tipografie.
Bineânţeles că în realitate există mult mai multe şi nu există soluţii general aplicabile pentru înlăturarea acestora.

Totuşi situaţia nu este chiar atât de dramatică, există principii, metode care pot fi aplicate pentru preântâmpinarea acestor probleme.

Probabil aţi remaract că în toate cele trei situaţii prezentate v-am oferit soluţii manageriale, soluţii pe termen lung.

Însemană deci, că printr-o bună organizare a activităţilor tipografice putem evita toate greşelile? Nu, să nu fim chiar atât de naivi ... însă probabilitatea producerii acestora se poate minimaliza.

O soluţie ar fi implementarea unui sistem de management al calităţii în cadrul tipografiei, prin care se poate reglementa, îmbunătăţi activitatea firmei Dvs.
În unele situaţii poate fi chiar o necesitate pentru tipografia Dvs., ... dacă este o cerinţă declarată a clienţilor.

Pentru a învâţa toate acestea - o bună organizarea a activităţilor, un management competitiv - aveţi la îndemână două posibilităţi: experimentându-vă pe propria piele (firmă) sau pur şi simplu vă procuraţi informaţiile disponibile în acest domeniu şi începeţi să le aplicaţi.

A doua posibilitate mi se pare mai uşoară: este mai rapidă şi mai ieftină.

De unde ştiu? Fiindcă am avut ocazia să experimentez ambele variante.

Am fost tipograf, manager sistem de mangement al calităţii, director de producţie (tot la o tipografie, bineînţeles), consultant în domeniul managementului calităţii şi auditor pentru auditarea acestor sisteme. Consultant şi auditor sunt şi acum (clic aici pentru a vedea CV - ul meu profesional).

Sunt convins că în tot acest timp am acumulat o experienţă considerabilă în ceea ce însemană tipografie şi inclusiv managementul calităţii în tipografii şi pot împărtăşi această experienţă cu acei manageri de tipografie sau manageri ai sistemului de management al calităţii, care vor să implementeze sau să îmbunătăţească sistemul lor de management al calităţii.

IMPORTANT!

Dacă vreţi să aflaţi mai multe informaţii despre soluţii de management aplicabile la tipografia Dvs., nu aveţi altceva de făcut, decât să vă înscrieţi la newsletter-ul gratuit, cu titlul: "Învaţă din greşelile altora...".

Aceste materiale constituie esenţa celor 10 ani de experienţă acumulate în domeniul tipografic şi al sistemelor de management al calităţii şi cu ajutorul acestora vă puteţi implementa sau îmbunătăţi propriul sistem de management al calităţii.

Articole, publicaţii disponibile:

1. "Cu ce v-ar ajuta un sistem de management al calităţii?"

2. Ce înseamnă de fapt CALITATEA?

Vă doresc lectură plăcută şi cât mai puţine prisoase!

Cu stimă,

Zoltan Ferencz
Consultant în managementul calităţii, auditor

535600, Odorheiu Secuiesc
Int. Tihadar nr. 1/5
Judetul Harghita
tel/fax: 0266-218235
mob: 0752-197182
e-mail: Această adresă de e-mail este protejată de spamboţi; aveţi nevoie de activarea JavaScript-ului pentru a o vizualiza